HAL-CNRS, portage collégial tripartite DIST-CCSD-INIST : Colette et Théo nous expliquent
La mise en œuvre du portail HAL-CNRS, s’inscrit dans le cadre de la feuille de route du CNRS, évoquée lors des Journées nationales de la science ouverte 2019 par le PDG du CNRS, Antoine Petit, relayée par le tweet d’Alain Schuhl, Directeur délégué à la science DGDS du CNRS ainsi que dans la rubrique actualité sur le site de la DIST (Direction de l’information scientifique et technique) du CNRS.
Il a été défini que toute unité disposerait d’une collection référencée dans le portail afin d’exposer les publications du laboratoire : première mission confiée à Colette et Théo.
Les missions pour chaque structure dans la création du portail HAL-CNRS
Le portage du portail HAL-CNRS s’intègre dans le fonctionnement courant du CCSD.
Récapitulatif de la gestion et administration d’un portail pour HAL
D’une part la gestion des comptes utilisateurs, curation de données, dédoublonnage, qualité des métadonnées, aide aux dépôts, modération, gestion des droits utilisateurs et d’autre part un service aux laboratoires.
Outre le travail d’un administrateur de portail, le binôme composé de Colette Orange (Inist-CNRS) et Théo Rousselle (DIST) porte également sur l’ouverture des collections des laboratoires qui complèteront les quelque 750 laboratoires déjà reconnus dans le portail. Cette action fait suite à l’enquête diffusée par la DIST début 2020 auprès des laboratoires. Elle est conjointe à la tournée engagée dans les délégations par Sylvie Rousset, directrice de la DIST. Cette tournée a été impactée et suspendue par la crise sanitaire et le confinement associé.
Fonctionnement et organisation du binôme Colette et Théo (Inist-DIST) – du « sur mesure »
Ce binôme fonctionne au rythme d’une réunion hebdomadaire avec Michèle Bonthoux, une réunion bimensuelle avec Sylvie Rousset et un outil partagé : l’espace CORE de la DIST. Les liens entre les trois structures sont consolidés, à raison de 3 à 4 réunions annuelles. Colette et Théo possèdent une large part d’autonomie faisant preuve d’initiatives et de propositions d’actions soumises à validation.
Le portail HAL CNRS doit tenir compte de la constellation de tutelles qui sous-tendent l’organisation des laboratoires et donc de connaître et maitriser la diversité des acteurs, au sein des laboratoires, impliqués par cette action : directrices / directeurs d’unité, secrétaires généraux, gestionnaires, professionnel.le.s de l’information, chercheuses/chercheurs, correspondant.e.s communication… Ceci nécessite une compétence relationnelle et du temps disponible pour répondre aux multiples cas de figure.
Le rôle majeur de ce binôme est de permettre d’atteindre l’intégralité des laboratoires non encore actifs pour que le portail soit le plus exhaustif possible. Mais il est aussi force de propositions pour accompagner l’évolution du service.
La complémentarité des compétences et des âges de Colette et Théo confère au binôme une force et une qualité très efficace dans la mise en œuvre de la mission. Chacune et chacun apporte son expérience et son point de vue dans une dynamique empreinte de vitalité autant que d’efficience ce qui a été renforcé lors du confinement. En effet, la manière d’interagir a été modifiée avec une fréquence de réunions plus importante nécessaire au suivi et maintien du lien dans l’action.
Quelques chiffres
La règle des 70/30 régit le portail HAL-CNRS, près de 750 laboratoires sont déjà présents dans le portail pour 1140 unités CNRS. Depuis, Colette et Théo ont accompagné une dizaine d’ouverture et de suivi de collection sur le spectre des quatre délégations ayant répondu à l’enquête « science ouverte », avec un curseur variable entre « Je le fais pour vous » et « do it yourself ».
Perspectives
Atteindre l’ambition du 100 % texte intégral.