Le transfert des collections de l’Inist
La gestion du fonds documentaire Inist
Depuis la fermeture du service Fourniture de documents en décembre 2018, l’Inist gère le transfert des collections vers les bibliothèques demandeuses, ceci principalement dans le cadre des PCP (Plans de conservation partagés) gérés par le GIS Collex-Persée.
Dans le cadre des relations entre l’Inist et le CTLes (Centre technique du livre de l’enseignement supérieur), outil de conservation et de gestion coopérative des collections, la liste des titres détenus à l’Inist a été transmise à l’ensemble des bibliothèques concernées par le PCP. Les réponses ont permis d’identifier 7 000 titres auxquels s’ajoutent les précieux 3 215 titres « unicas » que l’Inist est le seul à posséder.
L’Inist prend en charge le pré-traitement des collections sur son site tandis que les frais d’acheminement seront supportés par les bibliothèques destinataires qui pourront être subventionnées pour ces frais par Collex-Persée.
N’ayant pas trouvé preneur, la délégation gérera le désherbage des collections.
L’équipe de gestion
Delphine Harmand rejoint Edith Neveu et Sandrine Chopot pour assister Michèle Bonthoux dans la coordination, la mise en œuvre et le suivi du projet « Fonds documentaire – Plan de conservation partagée Gis Collex Persée ».
Edith et Sandrine travaillent déjà sur le projet depuis plusieurs semaines, à quotité de 20 %. Dans ce cadre, Delphine se joindra à eux, pour 80 % de son temps, dans le rôle d’assistance de Michèle pour la coordination de cette activité, principalement en continuant les échanges téléphoniques ainsi que les mails avec les bibliothèques qui accueillent des collections.
Elles finalisent en ce moment la liste des titres demandés par les bibliothèques, soit 7 000 titres pour 76 bibliothèques.
Il s’agit pour elles trois de gérer l’identification, l’état et le marquage des collections.
Appel à volontaires : premier appel
Compte tenu de la volumétrie des titres à transférer vers d’autres bibliothèques (7 000 titres, ce qui représente 6 km de linéaires) et de l’échéance établie très courte, cette tâche nécessite des ressources conséquentes.
Une première estimation porte la durée de cette tâche à 128 jours de binôme (256 jour/homme) (pour exemple, les 186 titres traités pour le CTLes ont représenté un mois et demi de travail pour un binôme).
Ce travail rigoureux et fastidieux est chronophage. C’est pourquoi un appel à volontaires a été diffusé par Claire François avec pour vocation de renforcer l’équipe actuelle.
Du volontariat plus souple
Lors du premier appel nous avons imaginé du volontariat sur une semaine (doodle 1: https://doodle.com/poll/qkhr3krr9ik75ves) mais conscient que ce n’est pas facile pour tout le monde de s’engager sur autant de temps, nous vous proposons un second dispositif de volontariat sur des demi-journées au choix, la seule contrainte étant de s’inscrire en binôme car pour des raisons de sécurité évidente il est impossible de travailler seul dans les magasins.
Voici donc un second formulaire d’abonnement par demi-journée : https://doodle.com/poll/m5qzmy9knuxx7xmq
Il est important que le plus de monde possible s’implique dans cette démarche pour aider l’unité à transmettre les collections demandées dans les délais.
Les monographies
Les monographies elles, ne sont pas concernées par le dispositif de récupération (lien pour consulter la liste des monographies https://mycore.core-cloud.net/index.php/s/pcpI7aXcKWxFWV8) mais il est possible de contacter des laboratoires, des bibliothèques ou des personnes qui seraient intéressé pour récupérer en main propre ces ouvrages.
Une journée portes ouvertes en interne va être programmée très prochainement
Une adresse email a été créée : groupe-fondsdoc@inist.fr
N’hésitez pas à les solliciter
Consulter également l’article : Proximité et bon voisinage une solution pour la transmission des collections pour découvrir concrètement les actions en cours