Facile et pour tous, CRM pour une vision globale des affaires
Ouvert depuis le 1er janvier 2019 le CRM (Customer Relationship Management) est devenu le référentiel à l’Inist pour enregistrer et suivre les demandes de nos utilisateurs.
Pour avoir une vision simple, globale et assez homogène de l’activité de l’unité, cet outil collaboratif est accessible à tous et il permet :
- d’enregistrer tous nos utilisateurs, partenaires ou fournisseurs
- d’avoir une meilleure connaissance des partenariats et des contacts
- de suivre nos « affaires » = toutes les demandes de contact à l’état de projet jusqu’à la finalisation par un devis et voire une facture
- de suivre les dates de renouvellement des devis et des contrats
- de suivre les factures en dépense ou en recette
- d’annexer toutes les pièces jointes en PDF
- d’établir des tableaux de bord et des indicateurs appropriés
- de contribuer aux bonnes pratiques de travail transversal et coopératif
Chaque personne de l’Inist est donc invitée à l’alimenter et ainsi à contribuer à enrichir ce réservoir qui centralise les opérations des utilisateurs : demande de prestation, devis, partenariats, projets… accessible via l’ENT.
CRM est la suite d’un projet antérieur FDDS référentiel client et logiciel de gestion des clients refdoc qui avec l’arrêt de l’activité FDP n’était plus adapté. Une recherche d’un logiciel libre a été engagée mais malheureusement infructueuse, le choix s’est porté sur un progiciel à paramétrer de la société EUDONET comportant les fonctionnalités majeures et maintenance associée.
L’équipe référente du projet :
- Anne-Marie Badolato
- Bernard Sampité
- Sylvie Steffann
- Catherine Fournier
- Dolores Dardaine
- Yvette Lafosse
- Patricia Gautier
- Marc Rubio
- Nathalie Frick
Une représentativité des différentes équipes du DOS à l’Inist a été recherchée pour l’élaboration le paramétrage et les tests de l’outil.
CRM depuis l’ouverture, c’est une réunion mensuelle pour suivre les évolutions, 3 ateliers d’une dizaine de personnes à chaque fois pour sensibiliser les utilisateurs et favoriser leur appropriation des pratiques. La perspective d’une utilisation généralisée.